Spotkanie w biurze

Co poniedziałek rano nasz zespół ma cotygodniowe spotkanie o dziewiątej. Dzisiejsze spotkanie było szczególnie ważne, ponieważ musieliśmy omówić nowy projekt. Przybyłem do sali konferencyjnej piętnaście minut wcześniej, żeby przygotować prezentację. Podłączyłem laptopa do projektora i przetestowałem slajdy. Powoli moi koledzy zaczęli przybywać i zajmować miejsca wokół dużego stołu. Nasza kierowniczka, pani Thompson, weszła do pokoju jako ostatnia. Zamknęła drzwi i przywitała wszystkich na spotkaniu. Najpierw poprosiła nas o przejrzenie porządku obrad, który wysłała mailem dzień wcześniej. Spotkanie miało obejmować trzy główne tematy: nowy harmonogram projektu, podział budżetu i obowiązki zespołu. Pani Thompson zaczęła od podsumowania opinii, którą otrzymaliśmy od naszego klienta w zeszłym tygodniu. Klient był ogólnie zadowolony, ale poprosił o pewne zmiany w pierwotnym planie. Wyświetliła na ekranie wykres pokazujący zmienione terminy. Projekt musiał zostać ukończony dwa tygodnie wcześniej niż pierwotnie planowaliśmy. Ta wiadomość trochę wszystkich zaniepokoiła, bo harmonogram już był napięty. Mój kolega Mark podniósł rękę i zapytał, jak poradzimy sobie z tą zmianą. Pani Thompson wyjaśniła, że możemy potrzebować pracować w nadgodzinach podczas końcowej fazy. Wspomniała również o możliwości zatrudnienia tymczasowych pracowników, żeby pomóc z obciążeniem pracą. Następnie dyrektor finansowy przedstawił podział budżetu projektu. Przydzielono nam pięćdziesiąt tysięcy euro na cały projekt. Jednak przy nowym harmonogramie niektóre koszty musiałyby zostać przesunięte. Dział marketingu otrzymałby mniejszy budżet na reklamę. Zamiast tego więcej pieniędzy trafiłoby do zespołu programistów na dodatkowe zasoby. Kilka osób wyraziło swoje obawy dotyczące tych zmian budżetowych. Kierowniczka marketingu argumentowała, że zmniejszenie jej budżetu wpłynie na widoczność projektu. Po krótkiej dyskusji pani Thompson zaproponowała kompromis. Oba działy musiałyby znaleźć kreatywne rozwiązania, żeby działać w ramach swoich ograniczeń. Obiecała ponownie przeanalizować sytuację za dwa tygodnie. Trzecia część spotkania skupiła się na przydzielaniu obowiązków członkom zespołu. Pani Thompson przygotowała szczegółowy dokument z listą wszystkich zadań. Przeszła przez każde zadanie i prosiła o ochotników lub przydzielała osoby bezpośrednio. Zostałem przydzielony do kierowania fazą badawczą wraz z dwoma młodszymi kolegami. To była znacząca odpowiedzialność, ale czułem się pewny swoich umiejętności. Mark został odpowiedzialny za koordynację z zewnętrznymi dostawcami. Sarah, nasza projektantka, miała zająć się wszystkimi elementami wizualnymi projektu. Zespół techniczny miał najpierw pracować nad implementacją głównych funkcji. Pani Thompson podkreśliła znaczenie regularnej komunikacji między zespołami. Poprosiła wszystkich o wysyłanie cotygodniowych raportów z postępów w każdy piątek po południu. Te raporty pomogłyby jej zidentyfikować problemy, zanim staną się poważne. Zaplanowała również indywidualne rozmowy z każdym liderem zespołu na następny tydzień. W miarę kontynuowania spotkania niektórzy członkowie zespołu zadawali dodatkowe pytania. Ktoś zapytał o możliwość pracy zdalnej podczas projektu. Pani Thompson powiedziała, że praca zdalna będzie dozwolona w określone dni. Jednak wolała, żebyśmy spotykali się osobiście co najmniej trzy razy w tygodniu. Współpraca twarzą w twarz była niezbędna dla projektu tej złożoności. Inny kolega zapytał o narzędzia, których użyjemy do zarządzania projektem. Firma niedawno zaczęła używać nowego oprogramowania do śledzenia zadań. Pani Thompson zorganizowała szkolenie na czwartek po południu. Wszyscy musieli uczestniczyć i nauczyć się korzystać z nowego systemu. Pod koniec spotkania pani Thompson otworzyła dyskusję na ogólne komentarze. Kilka osób podzieliło się swoimi pomysłami na poprawę efektywności zespołu. Ktoś zasugerował codzienne krótkie spotkania na stojąco, żeby wszyscy byli na bieżąco. Inni uważali, że to może być zbyt czasochłonne i woleli cotygodniowe aktualizacje. Po rozważeniu obu opcji pani Thompson zdecydowała się na kompromis. Mielibyśmy krótkie codzienne odprawy tylko przez pierwszy miesiąc. Jeśli projekt postępowałby dobrze, przeszlibyśmy potem na cotygodniowe spotkania. Spotkanie trwało prawie dwie godziny, dłużej niż ktokolwiek się spodziewał. Pani Thompson podziękowała wszystkim za udział i cenne uwagi. Przypomniała nam, że sukces tego projektu zależy od naszej pracy zespołowej. Każda osoba miała ważną rolę do odegrania w osiągnięciu naszych celów. Zachęciła nas do bezpośredniego kontaktu z nią, gdybyśmy napotkali trudności. Wychodząc z sali konferencyjnej, moi koledzy i ja dyskutowaliśmy o naszych zadaniach. Umówiliśmy się na lunch, żeby porozmawiać więcej o naszej strategii współpracy. Mark zasugerował stworzenie wspólnego dokumentu, w którym moglibyśmy śledzić nasze postępy. Sarah zaproponowała zaprojektowanie wizualnej osi czasu, do której wszyscy mogliby się odwoływać. Poczułem się zmotywowany energią i zaangażowaniem członków mojego zespołu. Pomimo wyzwań, które nas czekały, byłem optymistycznie nastawiony do naszych szans na sukces. Mieliśmy solidny plan, jasne obowiązki i wspierającą kierowniczkę. Wierzyłem, że ciężką pracą i współpracą możemy dotrzymać naszego ambitnego terminu.

About this story

Vocabulary

Related Stories

Continue Learning