Joka maanantaiaamu tiimillemme on viikkokokous kello yhdeksältä. Tämänpäiväinen kokous oli erityisen tärkeä, koska meidän piti keskustella uudesta projektista. Saavuin kokoushuoneeseen viisitoista minuuttia aikaisin valmistellakseni esitykseni. Yhdistin kannettavani projektoriin ja testasin diat. Hitaasti kollegani alkoivat saapua ja ottaa paikkansa suuren pöydän ympärillä. Esimiehemme, rouva Thompson, oli viimeinen, joka tuli huoneeseen. Hän sulki oven ja toivotti kaikki tervetulleeksi kokoukseen. Ensin hän pyysi meitä käymään läpi asialistaa, jonka hän oli lähettänyt sähköpostitse edellisenä päivänä. Kokous käsittelisi kolmea pääaihetta: uutta projektiaikataulua, budjetin jakoa ja tiimin vastuita. Rouva Thompson aloitti tiivistämällä palautteen, jonka saimme asiakkaaltamme viime viikolla. Asiakas oli yleisesti tyytyväinen mutta pyysi joitain muutoksia alkuperäiseen suunnitelmaan. Hän näytti kaavion tarkistetuista määräajoista näytöllä. Projekti piti saattaa päätökseen kaksi viikkoa aikaisemmin kuin olimme alun perin suunnitelleet. Tämä uutinen huolestutti kaikkia hieman, koska aikataulu oli jo tiukka. Kollegani Mark nosti kätensä ja kysyi, miten hallitsisimme tämän muutoksen. Rouva Thompson selitti, että saatamme joutua tekemään ylitöitä loppuvaiheessa. Hän mainitsi myös mahdollisuuden palkata tilapäistä henkilökuntaa auttamaan työmäärän kanssa. Seuraavaksi talouspäällikkö esitteli projektin budjettijaon. Meille oli myönnetty viisikymmentätuhatta euroa koko projektiin. Uuden aikataulun myötä joitain kustannuksia piti kuitenkin jakaa uudelleen. Markkinointiosasto saisi pienemmän budjetin mainontaan. Sen sijaan enemmän rahaa menisi kehitystiimille lisäresursseihin. Useat ihmiset ilmaisivat huolensa näistä budjettimuutoksista. Markkinointipäällikkö väitti, että hänen budjettinsa pienentäminen vaikuttaisi projektin näkyvyyteen. Lyhyen keskustelun jälkeen rouva Thompson ehdotti kompromissia. Molempien osastojen pitäisi löytää luovia ratkaisuja toimiakseen rajojensa sisällä. Hän lupasi tarkastella tilannetta uudelleen kahden viikon päästä. Kokouksen kolmas osa keskittyi vastuiden jakamiseen tiimin jäsenille. Rouva Thompson oli valmistellut yksityiskohtaisen asiakirjan kaikista tehtävistä. Hän kävi läpi jokaisen tehtävän ja pyysi vapaaehtoisia tai nimesi henkilöt suoraan. Minut nimettiin johtamaan tutkimusvaihetta yhdessä kahden juniorikollegan kanssa. Tämä oli merkittävä vastuu, mutta tunsin olevani luottavainen kykyjeni suhteen. Mark sai tehtäväkseen koordinoida ulkoisten toimittajien kanssa. Sarah, suunnittelijamme, hoitaisi kaikki projektin visuaaliset elementit. Tekninen tiimi työskentelisi ensin ydintoimintojen toteuttamisen parissa. Rouva Thompson korosti säännöllisen viestinnän tärkeyttä tiimien välillä. Hän pyysi kaikkia lähettämään viikoittaiset edistymisraportit joka perjantai iltapäivällä. Nämä raportit auttaisivat häntä tunnistamaan ongelmat ennen kuin niistä tulisi vakavia. Hän suunnitteli myös yksilölliset tapaamiset jokaisen tiiminvetäjän kanssa seuraavalle viikolle. Kokouksen jatkuessa jotkut tiimin jäsenet esittivät lisäkysymyksiä. Joku kysyi mahdollisuudesta työskennellä etänä projektin aikana. Rouva Thompson sanoi, että etätyö olisi sallittua tiettyinä päivinä. Hän kuitenkin toivoi, että tapaisimme henkilökohtaisesti vähintään kolme kertaa viikossa. Kasvokkain tapahtuva yhteistyö oli välttämätöntä näin monimutkaisen projektin kannalta. Toinen kollega kysyi työkaluista, joita käyttäisimme projektinhallintaan. Yritys oli äskettäin aloittanut uuden ohjelmiston käytön tehtävien seurantaan. Rouva Thompson järjesti koulutustilaisuuden torstai-iltapäiväksi. Kaikkien oli osallistuttava ja opittava käyttämään uutta järjestelmää. Kokouksen loppupuolella rouva Thompson avasi keskustelun yleisille kommenteille. Muutama ihminen jakoi ideoitaan tiimin tehokkuuden parantamiseksi. Joku ehdotti päivittäisiä stand-up-kokouksia pitämään kaikki samalla sivulla. Toiset ajattelivat, että tämä saattaisi viedä liikaa aikaa ja suosivat viikoittaisia päivityksiä. Harkittuaan molempia vaihtoehtoja rouva Thompson päätyi kompromissiin. Meillä olisi lyhyet päivittäiset tapaamiset vain ensimmäisen kuukauden ajan. Jos projekti etenisi hyvin, siirtyisimme viikoittaisiin kokouksiin sen jälkeen. Kokous oli kestänyt lähes kaksi tuntia, kauemmin kuin kukaan oli odottanut. Rouva Thompson kiitti kaikkia osallistumisesta ja arvokkaasta panoksesta. Hän muistutti meitä, että tämän projektin menestys riippui tiimityöstämme. Jokaisella henkilöllä oli tärkeä rooli tavoitteidemme saavuttamisessa. Hän rohkaisi meitä ottamaan häneen suoraan yhteyttä, jos kohtaisimme vaikeuksia. Kun poistumme kokoushuoneesta, kollegani ja minä keskustelimme tehtävistämme. Sovimme tapaavamme lounaalla puhuaksemme lisää yhteistyöstrategiastamme. Mark ehdotti yhteisen asiakirjan luomista, jossa voisimme seurata edistymistämme. Sarah tarjoutui suunnittelemaan visuaalisen aikataulun, johon kaikki voisivat viitata. Tunsin olevani motivoitunut tiiminjäsenteni energiasta ja sitoutumisesta. Edessä olevista haasteista huolimatta olin optimistinen onnistumismahdollisuuksiemme suhteen. Meillä oli vankka suunnitelma, selkeät vastuut ja tukeva esimies. Kovalla työllä ja yhteistyöllä uskoin, että voisimme saavuttaa kunnianhimoisen määräaikamme.
Story illustration coming soon
Toimistokokous
Finnish Story for Intermediates (B1)
This B1 Finnish story is designed for intermediates learning Finnish. It includes simple vocabulary and short sentences to help you improve your reading and listening skills. Click any word to see translations and hear pronunciation.
About this story
A team attends a crucial Monday meeting where their manager discusses a new project with a tighter deadline, budget redistribution, and task assignments, emphasizing teamwork and regular communication.
Underlined word = shows word translationOther words = shows sentence translation
Vocabulary
39 words from this story
Tap any word to see it in context